Описание
Пакет бизнес-процессов устанавливает четкий порядок оформления долгосрочных доверенностей – на подписание договорных документов, представление интересов компании в других организациях, доверенностей на получение ТМЦ в рамках договора, соглашения и т.д. С большим количеством таких документов работают организации, специализирующиеся на торгово-посреднической деятельности (например, торговые дома), подразделения сбыта и снабжения в компаниях различных отраслей.
В отличие от разовых доверенностей (например, на получение ТМЦ по конкретной накладной), такие документы:
- Могут оформляться по шаблону, но в каждом случае требуют проверки. В зависимости от цели документа, доверенность может включать особые условия;
- Оформляются юристом, либо другим уполномоченным лицом из числа сотрудников «с головой»;
- Проходят более сложный процесс согласования, в котором могут участвовать: руководитель поверенного, доверитель, начальник юротдела и топ-менеджеры компании (коммерческий директор, руководитель организации);
- Требуют контроля сроков действия документа и ежегодного переоформления.
Хотя сама процедура оформления доверенности в целом не является сложной, она требует внимательности, соблюдения порядка и сроков оформления документов. Ошибки, волокита при согласовании и, как результат, отсутствие доверенности в нужное время могут иметь негативные последствия.
Пакет бизнес-процессов регламентирует этапы формирования, согласования и регистрации доверенности, подписи оригинала документа и выдачи доверенности поверенному лицу. В пакетное решение также входит процесс группового переоформления уже выданных ранее документов.
Примечание: Пакет процессов предназначен для работы с версией ELMA не ниже 3.8.4.
-
Карта процесса «Оформление доверенности» -
Карта подпроцесса «Формирование доверенности» -
Задача «Ввести данные для выдачи доверенности» -
Задача «Подписать оригинал доверенности лицом-доверителем» -
Карта процесса «Групповое переоформление доверенностей» -
Карта подпроцесса «Согласование переоформления доверяющим» -
Карта подпроцесса «Согласование переоформления руководителем» -
Задача «Выбрать документы на продление / переоформление» -
Задача «Подтвердить переоформление доверенностей на новый срок»
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 17.11.2015
Для корректной работы с пакетом процессов по оформлению доверенностей установите бесплатный модуль «Сотрудники организации». Это обязательный компонент решения. Он позволит собирать и обрабатывать в процессах данные по сотрудникам, которые не являются пользователями системы и не используют веб-интерфейс для получения задач.
-
Бизнес-процесс «Оформление доверенности»
Доверитель или сотрудник, отвечающий за оформление доверенностей (например, юрист компании), запускает процесс в системе. Начиная с первой задачи по вводу данных для составления документа, доверенность проходит этапы согласования, регистрации, подписания и выдачи документа поверенному лицу.
Задача «Ввести данные для выдачи доверенности»
Задача «Подписать оригинал доверенности доверителем»Важным шагом оптимизации является тот факт, что действия, которые выполняются вне интерфейса системы, такие как подпись оригинала доверенности, включены в единый процесс оформления документа. Задача о необходимости подписать документ поверенным и доверителем поступает сотруднику, ответственному за оформление доверенности, а подписывающие лица получают соответствующие уведомления. Процесс перейдет на следующий этап только после того как доверенность будет подписана.
-
Процесс «Групповое переоформление доверенностей»
Процесс устанавливает порядок группового переоформления доверенностей в организации. Обычно это регулярная процедура, доверенности переоформляются один раз в год и чаще.
Для отправки комплекта доверенностей по процессу переоформления, достаточно выбрать нужные документы из общего списка и отправить их на следующий этап. Результатом завершения работы по процессу станет комплект готовых переоформленных доверенностей.
Задача «Выбрать документы на переоформление»
Задача «Подтвердить переоформление доверенностей»