Решение предназначено для использования в системе автоматизации бизнес-процессов ELMA BPM. Это значит, что после установки пакета процессов в системе, сотрудники предприятия будут автоматически получать напоминания о необходимости запланировать даты отпуска, подписать заявление на отгул руководителем и другие задачи в веб-интерфейсе системы на своих компьютерах. Система отправляет задачи исполнителям в четком соответствии с моделями бизнес-процессов. Такая автоматизация существенно облегчает деятельность по планированию и оформлению отгулов, больничных и отпусков.

• Процесс «Создание шаблона для пакета процессов по управлению отпусками»

Процессы оформления периодов временного отсутствия сотрудников предполагают использование ряда документов. Это заявления на отгулы и другие периоды отсутствия работника, а также шаблон для формирования ежегодного графика отпусков.

    Запуск процесса «Создание шаблона для пакета процессов...»

Система позволяет настроить собственные шаблоны документов, которые затем будут использоваться в работе.

• Процесс «Составление графика отпусков»

Процесс позволяет собрать пожелания сотрудников организации по датам оплачиваемых отпусков, согласовать плановые отпуска с руководителями и сформировать общий график отпусков по всей организации.

Процесс составления ежегодного графика отпусков включает 2 подпроцесса: «Выбор периодов отпусков» и «Согласование графика отпусков руководителем».

    Задача «Выберите время для отпуска»

Система отправляет задачи по выбору желаемого времени отпуска сотрудниками компании. Она проанализирует даты на наличие пересечений в отпусках и, в случае необходимости, предложит сотруднику указать другое время.

    Задача «Согласовать график отпусков»

Руководители могут вносить сведения об отпусках сотрудников, которые не являются пользователями системы, а значит не получали задач о выборе желаемых дат своего отдыха. Это позволяет формировать единый график отпусков для всех сотрудников организации.

• Портлет «График отпусков и дней отсутствия»

Портлет «График отпусков и дней отсутствия» – это информационное окно на главной странице пользовательского веб-интерфейса ELMA. В нем отображаются сведения по всем видам отпусков.

    Портлет «График отпусков и дней отсутствия»

Портлет визуализирует данные в форме диаграммы Ганта и предоставляет удобную систему фильтров. С его помощью можно легко отслеживать, какие сотрудники и в какой период будут отсутствовать на рабочем месте.

• Процесс «Запуск оформления отпусков по графику»

Это сервисный бизнес-процесс, который запускается автоматически, без участия сотрудников. Он ежедневно проверяет график отпусков и выявляет сотрудников, которые выходят в отпуск в ближайшие две недели. По каждому из них запускается подпроцесс оформления отпуска по графику.

• Подпроцесс «Оформление отпуска по графику»

Система уведомит сотрудника о приближающемся отпуске. Он может продолжить процесс его оформления или согласовать перенесение отпуска на другой период. В случае, если сотрудник не собирается менять график, ему будет отправлена задача о необходимости подписать и передать заявление на отпуск в отдел кадров. Специалист по кадрам также получит ряд соответствующих задач.

Если сотрудник, по которому оформляется отпуск, не является пользователе ELMA, уведомление о приближающемся отпуске получит его руководитель.

   Уведомление сотрудника о приближении отпуска

   Задача «Оформить отпуск и отразить в учетной системе»

• Подпроцесс «Согласование заявления на отпуск»

Процесс предназначен для согласования заявления на отпуск вне графика отпусков или переноса отпуска. В ходе процесса руководитель и специалист отдела кадров принимают решение по заявлению сотрудника. Оформляется печатная версия заявления. Изменения вносятся в график отпусков.

• Процесс «Оформить заявление на отпуск/отгул»

Процесс включает обязательные этапы оформления и согласования заявления на период отсутствия работника. Задачи по процессам, которые сотрудники получают в системе, содержат исчерпывающую информацию о действиях, которые им нужно произвести.

    Задача «Подписать заявление»

Например, в задаче «Подписать заявление» сотрудник видит, что ему необходимо распечатать и подписать заявление на отгул, вложить скан документа в окне задачи, а оригинал заявления передать в кадровую службу.

• Процесс «Проверить исполнение графика отпусков»

Процесс предназначен для контроля за текущими и завершенными отпусками сотрудников компании. Один раз в неделю система автоматически запускает проверку соблюдения графика отпусков. Специалист по кадрам получает 2 сформированных отчета:

1. Сведения по ближайшим отпускам.

    Форма «Ближайшие отпуска»

Сотрудник отдела кадров может проконтролировать наличие заявлений от сотрудников, которые в ближайшее время должны уйти в отпуск согласно утвержденному графику.

2. Данные по фактически использованным отпускам.

    Задача «Выберите использованные отпуска»

В отчете отображаются данные по отпускам сотрудников, которые на данный момент в соответствии с утвержденным графиком уже должны были состояться. Специалист отдела кадров отмечает, какие сотрудники действительно использовали свой отпуск.