Планирование работы с кадровым резервом начинается с формирования списка должностей. HR-специалист выбирает нужные позиции для создания резерва, получает комментарии руководителей и результаты согласования списка должностей.

Подпроцесс предназначен для разработки и внесения компетенций для всех должностей, согласованных на включение в кадровый резерв. Для каждой должности создается отдельная задача по составлению набора компетенций, которыми должен обладать кандидат. После того как набор компетенций для конкретной должности сформирован, определены пороговые значения компетенций, требуется согласование данного набора. Когда первые этапы работы по созданию резерва пройдены, должности включаются в кадровый резерв в системе ELMA. HR-специалисты могут просматривать справочник всех должностей с описанием компетенций.

Любой сотрудник может создать заявку, заполнив поля формы. Необходимо указать кандидата, добавить его характеристику и позицию в резерве, на которую он претендует. Система автоматически заполняет текущую должность и отдел, в котором работает кандидат.

В процессе HR-специалист проводит полную оценку компетенций или указывает обновленные оценки по компетенциям сотрудника после того, как он прошел курс обучения.

ELMA помогает планировать и контролировать обучение кадрового резерва. Система автоматически оповещает ответственных сотрудников о смене статусов проектов обучения и обновляет данные по компетенциям в карточках резервистов. Куратор отчитывается о результатах подготовки сотрудника. Проект обучения можно завершить с успехом или неуспехом, а также можно продлить обучение.

При выборе вакантной должности формируется список возможных кандидатов на данную должность. HR-специалист выбирает подходящего сотрудника, после чего кандидатура уходит на утверждение руководителям. В том случае, если кандидатура согласована, осуществляется перевод кандидата на новую должность, при этом руководителю отдела кадров приходит задача найти кандидатов на освободившуюся должность.