| Standard | ||
|---|---|---|
| Сервер | 100 000 | |
|
Лицензируется только сервер. |
||
Описание
Пакет бизнес-процессов по организации совещаний в компании и последующему закреплению итогов в виде протокола. Решение автоматизирует полный цикл работ по протоколу совещания, включая формирование документа по шаблону, его согласование и регистрацию, постановку поручений на основе протокола и контроль их выполнения.
Инициировать подготовку к совещанию можно двумя способами: создать событие в календаре в системе ELMA или запустить специальный бизнес-процесс «Организовать новое совещание». Повестка совещания формируется по заявкам сотрудников компании в ходе процесса «Вынести вопрос на совещание» либо заполняется секретарем.
В случае проведения регулярных совещаний, перед каждой новой встречей система формирует отчет о невыполненных задачах по протоколам предыдущих совещаний. Это позволяет контролировать исполнение долгосрочных поручений и не забывать о принятых на совещаниях решениях.
-
Создание события типа «Совещание» в календаре -
Задача «Создать новое совещание» -
Вынесение вопроса на обсуждение сотрудником -
Модель бизнес-процесса «Сформировать протокол совещания» -
Проверка поступивших вопросов секретарем -
Вкладка «Вновь поступившие вопросы» -
Задача «Подготовить протокол совещания» -
Отчет «Исполнение задач по решениям совещаний»
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 26.10.2015
История версий
После установки пакета процессов в системе ELMA, организовать совещание можно двумя способами: создать новое событие в календаре, поставив отметку «Является совещанием», или запустить бизнес-процесс «Организовать новое совещание».
Создание события типа «Совещание» в календареФорма создания совещания в календаре отличается от форм создания других видов событий несколькими атрибутами:
- Вид совещания – поле, необязательное для заполнения. Вид совещания можно выбрать, если в системе уже настроен справочник типовых совещаний компании. В этом случае основные параметры совещания будут автоматически заполнены в соответствии с данными справочника.
- Секретарь совещания – обязательно для заполнения.
- Председатель совещания – обязательно для заполнения.
Задача «Создать новое совещание»Второй способ организовать совещание – запустить соответствующий бизнес-процесс. Он предназначен для создания типовых совещаний с большим количеством участников.
Как и в календаре, здесь можно выбрать «Вид совещания» из выпадающего списка. Система автоматически заполнит основные параметры нового совещания (секретарь, председатель и другие) согласно параметрам выбранного вида совещаний в справочнике.
Когда параметры нового совещания заданы, система создаст соответствующее событие в календарях всех указанных участников.
Формирование повестки совещания, создание протокола и постановка задач сотрудникам
После того как совещание запланировано в календарях участников, система запускает процесс «Сформировать протокол совещания». Это основной бизнес-процесс пакета, в ходе которого выполняются: формирование протокола совещания, его согласование, утверждение, регистрация и постановка поручений сотрудникам.
В случае если тип совещания предполагает возможность отправки вопросов к совещанию сотрудниками, для этого используется процесс «Вынесение вопроса на совещание». Повестку предстоящего обсуждения также может заполнить секретарь.
ELMA аккумулирует новые вопросы, а также обновляет статусы вопросов из протоколов предыдущих совещаний для контроля выполнения поставленных в них поручений.
Перед проведением совещания (конкретное время задается в настройках справочника типовых совещаний или настройках пакета) секретарь совещания получает задачу проверить реестр вопросов, вынесенных сотрудниками на обсуждение.
Вынесение вопроса на обсуждение сотрудником
Проверка поступивших вопросов секретаремСистема генерирует предварительный протокол совещания по шаблону. После окончания совещания, секретарь получает задачу подготовить протокол.
Вкладка «Вновь поступившие вопросы»Во вкладке «Вновь поступившие вопросы» секретарь добавляет в протокол вопросы, которые появлялись в ходе обсуждения, указывает их авторов и ставит поручения сотрудникам по итогам совещания.
Во вкладке «Незакрытые вопросы предыдущих совещаний» можно добавить новые поручения к вопросам, которые были рассмотрены на предыдущих совещаниях.
Задача «Подготовить протокол совещания»Секретарь совещания может выбрать порядок согласования протокола: сначала участниками затем председателем совещания или в обратном порядке, а также установить последовательное или параллельное согласование.
Система формирует протокол совещания с учетом введенных секретарем данных и отправляет ему задачу проверить документ. Далее протокол отправляется на согласование и регистрацию, после чего назначенные сотрудники получают задачи, поставленные по итогам совещания.
Все участники совещания и сотрудники, указанные в параметре «Ознакомиться» в задаче «Проверить протокол совещания», получают документ на ознакомление.
Контроль выполнения поставленных задач
Система позволяет контролировать выполнение задач, поставленных по итогам проведенных совещаний. В случае периодических совещаний перед каждым следующим собранием система выполнит поиск предыдущих протоколов и сформирует список невыполненных задач.
Отчет «Исполнение задач по решениям совещаний»Сотрудники, имеющие права доступа, могут контролировать работу с помощью отчета «Исполнение задач по решениям совещаний».
Отчет имеет удобную систему фильтров: по видам совещаний, датам их проведения, статусам исполнения задач (незавершенные, завершенные, просроченные) и другим параметрам. Это позволяет отслеживать исполнение всех, в том числе долгосрочных, поручений.