| Standard | ||
|---|---|---|
| Сервер | 200 000 | |
Описание
Пакет «Матрица согласования договоров» предназначен для организации процесса согласования договорных документов в системе ELMA. Это универсальный маршрут, этапы и состав участников которого варьируются в зависимости от атрибутов договорных документов.
Компания настраивает маршрут в зависимости от вида сделки, суммы договора, вида взаиморасчетов и способа создания документа в системе. Благодаря такой настройке, в процессе работы не требуется каждый раз вручную указывать состав согласующих лиц, наблюдателей и подписантов по договорным документам. Система автоматически отправляет документы по нужному маршруту согласования исходя из атрибутов конкретного документа.
Пакет включает возможность настроить формирование договоров по шаблонам, предусматривает варианты маршрута согласования проектов договоров и документов, подписанных контрагентом. Кроме этого, пакет позволяет отправлять на согласование зависимые от договоров документы, в частности протоколы разногласий, с пошаговым утверждением каждого нового протокола. Это ограничивает вступление в силу всей цепочки договорных документов до согласования и подписания всех зависимых документов.
-
Карта процесса «Запуск согласования договорного документа» -
Карта процесса «Согласование договорного документа» -
Карта процесса «Добавление вида договорного документа» -
Задача «Создать или откорректировать договорной документ» -
Задача «Проверить реквизиты и текст договорного документа» -
Задача «Проверить договорной документ контрагента» -
задачи «Согласовать договорной документ»
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 07.09.2016
Запуская процесс согласования договора, сотрудник может выбрать – создать новый документ в системе или отправить по маршруту уже созданный ранее документ. Если выбирается существующий документ, в окне следующей по процессу задачи «Создать или откорректировать договорной документ» будут автоматически заполнены атрибуты данного документа.
Задача «Создать или откорректировать договорной документ»В окне задачи «Создать или откорректировать договорной документ» в числе прочих параметров сотрудник указывает способ создания документа:
- Типовая форма – документ будет сгенерирован по шаблону.
- Форма контрагента – документ уже составлен контрагентом, его необходимо согласовать либо составить протокол разногласий (вкладывается файл текстового документа или скан оригинала с подписью контрагента).
- Разработка – текст документа будет составлен юристом исходя из тех требований, который на данном этапе укажет инициатор процесса.
Далее процесс работы с договорным документом проходит типовые операции: формирование документа (по шаблону или юристом), согласование проверяющим (по умолчанию это руководитель подразделения, к которому относится инициатор процесса), утверждение согласующими, подписание и регистрация.
Система автоматически определяет маршрут согласно параметрам, заданным на предыдущем этапе, а также данным справочника «Маршрут договорного документа». В справочнике компания изначально настраивает этапы и выбирает участников процесса согласования договорных документов в зависимости от атрибутов: вид сделки, вид взаиморасчетов, договор с резидентом, сумма соглашения.
Примеры интерфейсов задач по процессу:
Задача «Проверить реквизиты и текст договорного документа»Задача «Проверить реквизиты и текст договорного документа» поступает инициатору процесса, если договорной документ был сгенерирован по шаблону.
Задача «Проверить договорной документ контрагента»Задача «Проверить договорной документ контрагента» поступает юристу, если договорной документ был получен от контрагента.
Юрист может разработать протокол разногласий по текущему договору и вложить его в дополнительные документы для согласования. В этом случае при завершении процесса подписанием текущего согласуемого документа будет выполнено ожидание поступления от контрагента подписанного оригинала протокола разногласий.
Задача «Согласовать договорной документ»Задача «Согласовать договорной документ» поступает исполнителю, когда процесс доходит до соответствующего этапа.
Согласующему лицу доступны:
- Сам договорной документ и дополнительные документы для согласования, если они были приложены.
- Ведущие документы, дополнением к которым является согласуемый документ (например, для дополнительного соглашения ведущим документом будет договор).
- Основной договор, определяющий базовые положения сделки (например, для договора на разовую поставку в качестве основного может выступать рамочный договор).
Регистрация согласованных и подписанных документов выполняется, исходя из настроек канцелярии.
Если в процессе согласования обрабатывался созданный в компании документ (а не полученный от контрагента), возможны следующие варианты завершения процесса:
- Контрагент подписал договорной документ, оригинал получен – процесс завершается.
- Контрагент составил протокол разногласий – документ переводится в статус ведущего документа, а полученный протокол разногласий отправляется по маршруту согласования.
- Контрагент просит внести изменения в документ – документ отправляется на доработку, заново проходит этапы согласования, подписания и регистрации.
- Контрагент не подписал документ, доработка невозможна – процесс завершается отменой документа.
В том случае, если в ходе процесса согласовывался документ, изначально полученный от контрагента, процесс завершается отправкой контрагенту подписанных оригиналов договорных документов.