| Standard | ||
|---|---|---|
| Сервер | 120 000 | |
|
Лицензируется только сервер. |
||
Описание
Пакет «Канцелярия+» – универсальное решение, которое расширяет функционал приложения для электронного документооборота ELMA ECM+. В его состав входит набор бизнес-процессов, позволяющих выстроить собственные маршруты движения документов: входящих и исходящих писем, распорядительной и информационно-справочной документации.
Процессы включают полный перечень задач по обработке документов в зависимости от их типов. Так, движение распорядительной документации включает один состав необходимых операций, а подготовка исходящих писем предприятия – другой. Компания может использовать полные схемы бизнес-процессов, а может исключить ряд необязательных задач процесса, которые данной организации не требуются. Примером таких необязательных задач являются: вынесение резолюции по документу, отправка документа на согласование одному или нескольким сотрудникам, подготовка ответа на входящее письмо и прочие. Однако, это еще не все возможности гибкой настройки процессов канцелярии.
Пакет «Канцелярия+» позволяет:
-
Настроить разные маршруты движения документов для отдельных элементов оргструктуры предприятия (должность сотрудника или отдел). Так, согласование приказа по организации будет включать один состав согласующих, а согласование распоряжения коммерческого директора – другой.
-
Сформировать свой состав исполнителей и уникальный маршрут обработки одного и того же типа документа для каждого обособленного подразделения компании. Например, настроить разный порядок согласования служебной записки в различных подразделениях (филиалах) предприятия.
-
Корректировать маршрут движения конкретного документа непосредственно в процессе его обработки. Например, при получении задачи подписать распорядительный документ, руководитель может сформировать список сотрудников, которых нужно дополнительно ознакомить с документом, и система автоматически отправит его указанным специалистам.
-
Карта процесса «Создание маршрута движения» -
Форма создания маршрута движения документа -
Справочник «Варианты маршрутов согласования» -
Форма запуска процесса -
Задача «Доработать документ» -
Задача «Вынести резолюцию по документу» -
Задача «Вынести резолюцию по документу» -
Задача «Отправить письмо» -
Задача «Подписать документ» -
Карта процесса «Распорядительный документ» -
Карта процесса «Входящее письмо» -
Карта процесса «Исходящее письмо» -
Карта процесса «Информационный документ» -
Задача «Зарегистрировать документ» -
Карта стартового процесса «Создание документа»
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 16.04.2015
В любой компании правила работы с документами имеют свои особенности. Специально для удобства настройки маршрутов движения документов в состав пакета включен бизнес-процесс «Создание маршрута движения». Он позволяет настроить состав участников и задать ограничения по срокам исполнения задач в зависимости от типа документа и инициатора процесса его создания/рассмотрения. Настройки сформированных процессов заносятся в справочник «Варианты маршрутов согласования».
Форма создания маршрута движения документа
Справочник «Варианты маршрутов согласования»
Состав пакетного решения: процессы обработки документов
В состав пакета «Канцелярия+» входят готовые бизнес-процессы по обработке основных типов документов, которые используются на большинстве предприятий:
- распорядительная документация;
- входящие письма;
- исходящие письма;
- информационно-справочная документация.
Для удобства сотрудников, инициирующих рассмотрение документов, в системе созданы так называемые «стартовые» процессы для таких типов документов, как: «Приказ по основной деятельности», «Распоряжение», «Протокол», «Служебная записка», «Решение», «Входящее письмо» и «Исходящее письмо». Перечень «стартовых» процессов и, соответственно, обрабатываемых типов документов в любой момент может быть расширен.
Чтобы запустить процесс обработки конкретного документа, сотрудник нажимает на кнопку «Запустить процесс» на главной странице пользовательского веб-интерфейса ELMA и выбирает нужный «стартовый» процесс (например, «Создание протокола») из выпадающего списка.
Запуск процесса обработки документа Окно стартового события для всех типов документов выглядит одинаково. Сотрудник загружает заранее подготовленный файл или отправляет по процессу электронный документ, уже созданный в системе.
1. Бизнес-процесс «Распорядительный документ»
По данному маршруту могут быть отправлены следующие типы документов: «Приказ по основной деятельности», «Распоряжение», «Протокол», «Решение».
Задача «Доработать документ»На первом этапе сформированный документ отправляется на согласование руководителем сотрудника, запустившего процесс. Он может утвердить документ, либо вернуть его инициатору на доработку.
После этого в зависимости от настроек маршрута возможны 2 этапа согласования: первый – с параллельным рассмотрением документа исполнителями, второй – с последовательным согласованием.
Списки согласующих лиц можно корректировать (дополнять) непосредственно в окне задачи.
Задача «Вынести резолюцию по документу»Документ отправляется на подписание. На этом этапе сотрудник, подписывающий документ, может сформировать список пользователей, которые будут рассматривать документ и выносить резолюцию, а также указать сотрудников, которых необходимо ознакомить с документом.
Подписанный документ регистрируется, после чего отправляется на ознакомление, вынесение резолюции и формирование списка задач по документу.
2. Бизнес-процесс «Входящее письмо»
Процесс обработки входящих писем предприятия стартует с регистрации поступившего документа.
Задача «Зарегистрировать документ»При настроенной нумерации регистрационный номер и дата регистрации письма проставляются автоматически.
Сотрудник, регистрирующий документ, указывает пользователя, на рассмотрение которому следует отправить входящее письмо.
Задача «Вынести резолюцию по документу»Указанный сотрудник выносит резолюцию по документу, формирует список пользователей, которых следует ознакомить с документом, а также назначает ответственного за формирование задач по документу либо ставит их самостоятельно.
Кроме этого, рассматривающий письмо может нажать на кнопку «Сменить ответственного за рассмотрение» и соответствующая задача с комментарием будет отправлена регистрирующему для пересмотра.
После вынесения резолюции выполняются ознакомление сотрудников и выполнение поставленных поручений. В случае если входящее письмо требует ответа, ответственного за его подготовку также назначает сотрудник, рассматривающий документ.
3. Бизнес-процесс «Исходящее письмо»
После запуска процесса прикрепленный документ отправляется на согласование непосредственному руководителю инициатора процесса. Затем, в зависимости от настроек маршрута, документ проходит этапы согласования ответственными лицами.
Согласующие могут вернуть документ инициатору процесса на доработку. Если корректировка не требуется, исходящее письмо уходит на подписание и регистрацию.
Задача «Отправить письмо»Согласно настройкам процесса, пользователь, ответственный за отправку исходящих писем, получает задачу отправить письмо адресату. При ее исполнении он должен указать дату и способ отправки письма.
Инициатор процесса получает задачу проконтролировать получение ответа на исходящее письмо. Если ответ не получен к назначенному сроку, он может задать новую дату проверки.
4. Бизнес-процесс «Информационный документ»
Процесс предназначен для организации движения документов типа «Служебная записка».
Инициатор запускает процесс создания служебной записки в системе, после чего прикрепленный им документ отправляется на подписание.
Задача «Подписать документ»Пользователь, который будет подписывать документ, определяется автоматически исходя из настроек маршрута.
Поля «документ», «версия документа», «рассматривают (резолюция)», «ознакомить» также задаются настройками и недоступны для редактирования.
При этом подписывающий может сформировать списки пользователей, дополнительно рассматривающих документ, а также указать сотрудников, которых нужно дополнительно ознакомить со служебной запиской.
Подписанный документ регистрируется, после чего отправляется на рассмотрение и ознакомление. Процесс также может включать формирование задач на основе резолюции к документу.