
Standard | ||
---|---|---|
Сервер | 40 000 | |
Описание
Пакет «Управление договорами» позволяет организовать работу с договорными документами на предприятиях малого и среднего бизнеса. Это комплект взаимосвязанных бизнес-процессов создания и согласования договорных документов, формирования счетов на оплату и актов выполненных работ.
Особенностью решения является возможность формировать несколько договорных документов в системе по шаблонам и отправлять по маршруту согласования сразу весь комплект. Для оперативного контроля за текущей работой по договорам компании в состав пакета включен портлет «Статусы по процессам согласования договоров».
Бизнес-процессы устанавливают четкую последовательность действий сотрудников по работе с договорами – с момента создания и согласования документов перед отправкой контрагенту до выставления счета клиенту или оплаты услуг поставщика. Следуя моделям бизнес-процессов, ELMA отправляет задачи нужным исполнителям, тем самым помогает соблюдать верный порядок работы по договорам. Сотрудники получают задачи согласовать договор, сформировать счет и другие поручения в пользовательском интерфейсе ELMA на своих компьютерах. Менеджерам не нужно самостоятельно передавать договорные документы на согласование руководителю или просить бухгалтера выставить счет. Решение позволяет сделать работу с договорами эффективной и комфортной для сотрудников, а также значительно сократить время обработки договоров.
Результатом завершения процессов работы с договорными документами в системе будет комплект согласованных документов, прошедших все необходимые этапы обработки, а также коммерческие данные о контрагенте, сделке, данные о поступлении оплат и другие сведения. Документы сохранены в системе и с помощью автоматизированного поиска любой договор, счет или акт по контрагенту всегда легко найти.
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 22.10.2015
Для работы пакета процессов понадобится бесплатный дополнительный модуль «Управление договорами». Он содержит набор типов договорных документов – входящий договор, исходящий договор, дополнительное соглашение, акт и другие типы, которые помогут быстро сформировать структуру договоров в организации. Модуль также предоставляет уже настроенный реестр документов в виде древовидного списка из папок-фильтров – «закрытые», «срочные», «истекают в этом месяце» и другие папки. Они используются для удобства хранения и последующего поиска документов согласно этапам работы по договорам.
Бизнес-процессы пакета «Управление договорами» устанавливают полный цикл обработки договорных документов указанных типов. Процессы взаимосвязаны, один может вытекать из другого процесса или являться его составной частью.
-
Бизнес-процесс «Формирование договорного документа по шаблону»
Решение предоставляет шаблоны договорных документов, которые можно настроить и отредактировать. С их помощью менеджеры отделов продаж или снабжения смогут оперативно сформировать договор или сразу комплект договорных документов в системе и отправить их по процессу согласования.
Процесс определяет этапы создания, согласования, подписи и регистрации документов в системе. Включает этапы отправки документов контрагенту и получение подписанных оригиналов, а также планирование денежных поступлений по сделке – например, предполагаемые даты внесения предоплат.
-
Бизнес-процесс «Согласование договорного документа»
Процесс устанавливает порядок согласования договорного документа, его подписи и регистрации в системе. Включает процедуры формирования счетов на оплату или проведения платежей, а также внесение данных о поступлениях денежных средств по договору.
-
Бизнес-процесс «Выставление счета клиенту»
Процесс определяет очередность процедур по выставлению счета клиенту компании – от формирования счета с указанием плановых сроков поступления средств до контроля оплаты счета контрагентом.
-
Бизнес-процесс «Формирование акта для клиента»
Процесс устанавливает этапы формирования, отправки и получения подписанных контрагентом актов выполненных работ, предусматривает контроль поступления оплаты.
-
Бизнес-процесс «Проверка статусов процессов»
Процесс, который запускается без участия сотрудников компании. Система автоматически проверяет работу запущенных процессов формирования и согласования договорных документов и формирует сводные отчеты. В них доступны сведения, какие договорные документы находятся в работе в данный момент, указана текущая стадия их обработки по процессам.
Для еще более удобного контроля за работой по договорам компании в состав пакетного решения включен уже сформированный портлет «Статусы по процессам согласования договоров». Это информационное окно на главной странице пользовательского интерфейса системы ELMA, в котором отображаются текущие данные о состоянии работы по запущенным процессам обработки договоров.