Описание
Случается, что в компанию поступают претензии от контрагентов. Причиной жалобы могут стать несоблюдение сроков поставки продукции или ее оплаты, несоответствие закупочных цен и другие отклонения от прописанных в договоре обязательств. Какой бы ни была причина жалобы, компании необходимо быстро среагировать на претензию, разрешить причину разногласий и загладить неудобства контрагента. Это позволит сохранить репутацию надежного партнера и продолжить сотрудничество.
Бизнес-процесс «Обработка претензии» регламентирует порядок рассмотрения претензий контрагентов предприятия. Каждая поступившая претензия заносится в систему электронного документооборота ELMA ECM+. Документ регистрируется, проходит необходимые этапы рассмотрения и подготовки ответа контрагенту.
Обработка претензии не затянется на долгий срок. Сотрудникам не нужно выяснять, какое подразделение или должностное лицо должны заниматься обработкой полученной претензии. Запуская процесс по обработке жалобы в системе ELMA, менеджер устанавливает дату отправки ответа контрагенту. Система контролирует, чтобы процесс был выполнен на всех этапах и завершен к указанному сроку.
Благодаря процессной работе компания сокращает время обработки жалоб и оперативно информирует партнеров о мерах, предпринятых для устранения возникших неудобств.
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 15.04.2015
Сотрудники компании выполняют задачи по обработке претензий контрагентов с помощью приложения для электронного документооборота ELMA ECM+.
Получив документ с претензией – например, входящее письмо, – сотрудник вводит его в систему. Он указывает дату, до истечения которой необходимо дать ответ на жалобу клиента, заполняет другие необходимые сведения и отправляет документ на регистрацию.
Задача «Отправить документ по маршруту»
Задача «Зарегистрировать документ»Зарегистрированный документ отправляется на вынесение резолюции к рассматривающему лицу.
Задача «Вынести резолюцию»Он назначает исполнителя на подготовку ответа по претензии, может дать другие поручения по документу, а также указать сотрудников, которых нужно ознакомить с вынесенной резолюцией. Система автоматически отправит уведомления и поручения каждому ответственному лицу.
Задача «Подготовить ответ на претензию»
Задача «Проверить ответ на претензию» (проверка юристом)Уже внедрив бизнес-процесс в работу предприятия, компания может постепенно дополнять и развивать процесс. Например, настраивать правила маршрутизации претензии, добавлять необходимые этапы работы с документом. Может задать контрольные сроки обработки претензий и использовать эти показатели для мотивации сотрудников.