Описание
Бизнес-процесс устанавливает порядок формирования, согласования, регистрации и отправки исходящих писем компании. Это стандартные процедуры документооборота, которые стремятся соблюдать большинство предприятий.
Организованная работа с исходящей корреспонденцией позволяет:
- Привести к единообразию оформление исходящих писем компании.
- Соблюдать порядок регистрации отправленных документов для легкого поиска нужных файлов – кому отправлено письмо, дата и способ отправки, требуется ли ответ и дата его получения.
- Исключить отправку важной корреспонденции без согласования письма и регистрации документа.
Готовый бизнес-процесс избавит от необходимости продумывать последовательность работы с письмами самостоятельно. Он включает все необходимые операции по работе с исходящей корреспонденцией. Установив процесс в приложении для электронного документооборота ELMA ECM+, предприятие обеспечивает соблюдение регламентированного порядка оформления и отправки исходящих писем.
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 15.04.2015
Задача «Отправить документ по маршруту согласования»Сотрудник компании формирует исходящее письмо в системе электронного документооборота – заполняет необходимые информационные поля и прикрепляет электронную версию документа.
Система автоматически определит руководителя сотрудника, формирующего документ, согласно оргструктуре компании. Подписывающего и дополнительных согласующих (если требуются) сотрудник указывает самостоятельно.
Задача «Скорректировать документ»Сформированное письмо отправляется по маршруту согласования. Согласующие могут вернуть документ на корректировку. Исправленная версия поступит на повторное согласование.
Утвержденный документ поступает сотруднику канцелярии или секретарю для регистрации письма и отправки адресату.
Задача «Зарегистрировать документ»
Задача «Отправить письмо»Благодаря автоматизации процесса обработки исходящих писем, документ оперативно согласован и отправлен получателю. Сведения о времени отправки и другие данные по исходящему письму сохранены в системе и их всегда легко найти.