Описание
Процесс устанавливает порядок закупки продукции для внутренних нужд. Для приобретения канцтоваров или новой компьютерной техники нужно согласовать закупку руководителем, передать счет в бухгалтерию, проконтролировать оплату, чтобы вовремя получить нужный товар. Это стандартные задачи, но их тоже нужно решать. Обычно в компаниях не отслеживают, сколько времени уходит на выполнение подобных закупок.
С помощью бизнес-процесса закупки для внутренних нужд, организации могут автоматизировать деятельность по приобретению товаров по заявкам сотрудников. С момента подачи заявки до фактического получения нужных товаров сотрудником – исполнители будут автоматически получать задачи в веб-интерфейсе системы согласно модели процесса. Это позволяет исключить избыточные коммуникации участников процесса, ускорить согласование и весь процесс закупки в целом. В результате сотрудники тратят минимум времени на выполнение типовых операций и могут сконцентрироваться на решении более важных задач.
Подробная информация о компоненте
- Компания
- ELMA (https://www.elma-bpm.ru)
- Опубликовано
- 15.04.2015
Задача «Заполнить заявку»Сотрудник запускает процесс закупки и формирует заявку на приобретение нужных товаров. Заявка содержит перечень товаров, стоимость и желаемую дату их получения.
Заявка сотрудника отправляется на согласование его непосредственному руководителю. Система автоматически определит его согласно организационной структуре компании.
Задача «Согласовать заявку»Руководитель может вернуть заявку с комментарием о необходимости доработать заявку или обоснованием отказа в закупке. Согласованная заявка отправляется сотруднику, ответственному за приобретение товаров для внутренних нужд.
Задача «Принять заявку в работу»Ответственный за закупки принимает заявку в работу. Он может:
- отправить заявку на корректировку инициатору процесса;
- перевести процесс к выдаче товара, если он уже имеется в наличии;
- продолжить процесс закупки.
В случае подтверждения необходимости закупки, ответственный получит задачу выбрать способ оплаты – наличный или безналичный расчет.
В случае безналичной оплаты система отправит задачу «Запросить счет» ответственному за закупки, а затем поставит задачи «Оплатить счет» и «Выписать доверенность на получение товара» бухгалтеру компании. При оплате наличными бухгалтер получит задачу «Выдать денежные средства».
Задача «Закупить согласно заявке»После оплаты счета или получения денежных средств, ответственный закупает товар согласно заявке. Сотруднику отправляется оповещение о том, что можно забрать товар.
Задача «Выдать согласно заявке»Ответственный за закупки выдает товар сотруднику-заявителю. Процесс закупки для внутренних нужд завершен.